Quản lý TASK trong JIRA
Tài liệu này mô tả yêu cầu nghiệp vụ liên quan đến việc quản lý Task (công việc) trong hệ thống JIRA — công cụ quản lý dự án và theo dõi công việc của đội nhóm.
Thông tin tài liệu
- Phiên bản: 1.0
- Ngày cập nhật: 2026-03-28
- Đối tượng: BA · PM · Developer · QA/Tester
1. Tổng quan
1.1 Phạm vi áp dụng
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Business Analyst (BA) | Phân tích yêu cầu, tạo & theo dõi Task |
| Project Manager / Scrum Master | Quản lý Sprint, phân công công việc |
| Developer | Thực hiện Task được giao |
| QA / Tester | Kiểm thử & xác nhận Task hoàn thành |
1.2 Định nghĩa thuật ngữ
| Thuật ngữ | Giải thích |
|---|---|
| Issue | Mục công việc tổng quát trong JIRA (Task, Bug, Story, Epic…) |
| Task | Loại Issue đại diện cho một công việc cụ thể cần thực hiện |
| Story | Yêu cầu từ góc nhìn người dùng cuối |
| Epic | Nhóm các Story/Task lớn, thuộc cùng một tính năng |
| Bug | Lỗi phần mềm cần được sửa chữa |
| Sprint | Chu kỳ phát triển ngắn (thường 1–4 tuần) |
| Backlog | Danh sách các Issue chưa được đưa vào Sprint |
| Story Point | Đơn vị ước lượng độ phức tạp của công việc |
| Assignee | Người được giao thực hiện Task/Issue |
| Velocity | Chỉ số năng suất đội — số điểm hoàn thành mỗi Sprint |
2. Quy trình nghiệp vụ
2.1 Sơ đồ quy trình
Mermaid Tips
- Dùng
flowchart TDcho sơ đồ top-down,flowchart LRcho left-right - Nhãn
\nđể xuống dòng trong node - Style inline:
fill,stroke,color - Node shapes:
[Rect],(Rounded),((Circle)),{Diamond)},[[Subroutine]]
2.2 Chi tiết các bước
| Bước | Actor | Hành động | Kết quả |
|---|---|---|---|
| 1 | BA / PM | Tạo Task mới trong JIRA | Issue được tạo → trạng thái Open/To Do |
| 2 | BA / PM | Điền thông tin chi tiết | Issue có mô tả, độ ưu tiên, ngày đến hạn |
| 3 | BA / PM | Gán Assignee | Người thực hiện được chỉ định |
| 4 | Scrum Master | Đưa Task vào Sprint | Task được lên kế hoạch Sprint |
| 5 | Assignee | Thực hiện Task | Trạng thái: In Progress → Review → Done |
| 6 | QA | Kiểm thử | Xác nhận Task đúng yêu cầu |
| 7 | BA / PM | Xác nhận & Đóng Task | Task đóng, đánh giá cuối Sprint |
3. Yêu cầu chức năng
3.1 Quản lý Task (CRUD)
| ID | Yêu cầu | Mô tả chi tiết |
|---|---|---|
| FR-01 | Tạo Task | Người dùng tạo Task mới với các trường bắt buộc: tiêu đề, loại Issue, dự án |
| FR-02 | Chỉnh sửa Task | Cập nhật thông tin Task: mô tả, độ ưu tiên, ngày đến hạn, Assignee |
| FR-03 | Xem danh sách Task | Xem theo dự án, Sprint, trạng thái, người gán |
| FR-04 | Xóa Task | Chỉ Admin/PM được phép xóa Task |
| FR-05 | Tìm kiếm Task | Tìm theo từ khóa, người thực hiện, trạng thái, nhãn |
3.2 Quản lý trạng thái Task
| ID | Yêu cầu | Mô tả chi tiết |
|---|---|---|
| FR-06 | Cập nhật trạng thái | Các trạng thái: Open → In Progress → Review → Done |
| FR-07 | Gán Assignee | Gán người thực hiện chính cho Task |
| FR-08 | Chuyển giao Task | Thay đổi Assignee sang người khác |
| FR-09 | Đặt độ ưu tiên | Critical / High / Medium / Low |
| FR-10 | Đặt Due Date | Đặt hạn hoàn thành cho Task |
3.3 Quản lý liên kết & giao tiếp
| ID | Yêu cầu | Mô tả chi tiết |
|---|---|---|
| FR-11 | Liên kết Task | Liên kết với Story, Epic, Bug liên quan |
| FR-12 | Gắn tài liệu/file | Đính kèm file tài liệu, hình ảnh vào Task |
| FR-13 | Bình luận Task | Trao đổi trực tiếp trên Task |
| FR-14 | Gắn nhãn (Label) | Phân loại Task bằng nhãn tùy chỉnh |
3.4 Báo cáo & Dashboard
| ID | Yêu cầu | Mô tả chi tiết |
|---|---|---|
| FR-15 | Dashboard tiến độ | Biểu đồ tiến độ Sprint, Burndown chart |
| FR-16 | Báo cáo trạng thái | Tổng hợp Task theo trạng thái, người thực hiện |
| FR-17 | Cảnh báo quá hạn | Thông báo tự động khi Task quá hạn |
4. Yêu cầu phi chức năng
| ID | Yêu cầu | Tiêu chí |
|---|---|---|
| NFR-01 | Hiệu năng | Giao diện phản hồi < 3 giây với danh sách ≤ 500 Task |
| NFR-02 | Bảo mật | Phân quyền theo vai trò (Admin / Manager / Member) |
| NFR-03 | Khả dụng | Hệ thống uptime ≥ 99.5% trong giờ làm việc |
| NFR-04 | Responsive | Giao diện hoạt động tốt trên Desktop và Tablet |
| NFR-05 | Audit Log | Ghi nhận lịch sử thay đổi trên mỗi Task (who, when, what) |
5. Quyền người dùng
| Vai trò | Tạo Task | Sửa Task | Xóa Task | Gán Assignee | Xem Dashboard |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Project Manager | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| BA | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Developer | ✅ | ✅ (own) | ❌ | ❌ | ✅ |
| Viewer | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ (view only) |
6. Cấu trúc Task trong JIRA
Cấu trúc Task
Mỗi Task gồm 6 nhóm thông tin chính:
| Nhóm | Trường bắt buộc | Trường tùy chọn |
|---|---|---|
| Thông tin cơ bản | ✅ Summary, Issue Type | Description |
| Phân công | Assignee | Reporter, Sprint |
| Ưu tiên & Hạn | Priority | Due Date, Labels |
| Liên kết | — | Linked Issues, Attachments |
| Trao đổi | — | Comments |
| Tiến độ | Status | Story Points |
- Summary: ngắn gọn, hành động rõ (VD:
Thiết kế API đăng nhập) - Story Points: điểm ước lượng độ phức tạp (Fibonacci: 1, 2, 3, 5, 8, 13…)
- Linked Issues: kết nối với Story / Epic cha hoặc Bug liên quan
7. Template Task
7.1 Quy tắc đặt tên Task
| Quy tắc | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Task Key | Project Key + Số tự động | PROJ-42 |
| Summary | Ngắn gọn, hành động rõ | Thiết kế API đăng nhập |
| Status | Viết HOA, dùng workflow chuẩn | IN PROGRESS, DONE |
| Labels | Viết thường, dùng gạch nối | frontend, backend, urgent |
| Due Date | Định dạng YYYY-MM-DD | 2026-03-30 |
Mẫu tiêu đề Task
[Module]-[Mô tả ngắn gọn] - [ID Task]
AUTH-102 - Thiết kế màn hình đăng nhập
7.2 Template mô tả Task
## Mục tiêu
[Mô tả mục tiêu / kết quả mong đợi của Task này]
## Phạm vi
- **In scope:** [Những gì cần làm]
- **Out of scope:** [Những gì KHÔNG làm trong Task này]
## Yêu cầu chức năng
1. ...
2. ...
## Acceptance Criteria
- [ ] AC1: ...
- [ ] AC2: ...
## Tài liệu tham khảo
- [Link tài liệu thiết kế, wiki...]
## Ghi chú
[Any additional notes]
8. Workflow mặc định
Trạng thái Workflow
| Trạng thái | Màu biểu đồ | Ý nghĩa |
|---|---|---|
Open / To Do | 🔵 Xanh dương | Chờ bắt đầu |
In Progress | 🟡 Vàng | Đang thực hiện |
In Review | 🟠 Cam | Chờ review |
Done | 🟢 Xanh lá | Hoàn thành |
Closed | ⚫ Xám | Đã đóng vĩnh viễn |
- Dùng State Diagram (
stateDiagram-v2) khi mô tả chuỗi trạng thái có rẽ nhánh - Dùng Flowchart khi mô tả quy trình phức tạp nhiều luồng
9. Tích hợp & Notifications
| Kênh | Trigger | Nội dung |
|---|---|---|
| Task được gán / quá hạn | Thông báo Assignee mới / cảnh báo quá hạn | |
| Slack / Teams | Task chuyển trạng thái | Cập nhật tự động vào kênh dự án |
| Git Integration | Commit referencing Issue Key | Tự động chuyển trạng thái khi merge PR |
| CI/CD | Build thành công / thất bại | C ập nhật trạng thái liên quan |
10. Use Cases
UC-01: Tạo Task mới
| Trường | Chi tiết |
|---|---|
| Actor | BA / PM |
| Pre-condition | Đã đăng nhập JIRA, có quyền tạo Issue |
| Post-condition | Task xuất hiện trong Backlog |
Main flow:
- Chọn project → Create Issue
- Chọn Issue Type = Task
- Điền Summary, Description, Assignee, Priority, Due Date
- Submit → Task được tạo
UC-02: Cập nhật tiến độ Task
| Trường | Chi tiết |
|---|---|
| Actor | Assignee (Developer) |
| Pre-condition | Đã được gán Task |
| Post-condition | Dashboard tự động cập nhật |
Main flow:
- Mở Task → Đổi Status:
Open → In Progress - Cập nhật % hoàn thành hoặc Comment tiến độ
- Khi xong → Chuyển sang Review → Done
UC-03: Báo cáo tiến độ Sprint
| Trường | Chi tiết |
|---|---|
| Actor | Scrum Master / PM |
| Pre-condition | Sprint đang chạy |
| Post-condition | Đánh giá Sprint tiếp theo |
Main flow:
- Vào Dashboard → Chọn Sprint
- Xem Burndown Chart, Task completion rate
- Xuất báo cáo / gửi cho team
11. Dependencies & Risks
11.1 Dependencies
| ID | Dependency | Rủi ro liên quan |
|---|---|---|
| DE-01 | Phụ thuộc Task khác hoàn thành | Trễ Task liên quan → Trễ Sprint |
| DE-02 | Thiết kế / tài liệu từ BA | Thiếu tài liệu → Dev chờ |
| DE-03 | Hạ tầng môi trường | Dev/QA environment chưa sẵn sàng |
11.2 Risks
| ID | Rủi ro | Mức độ | Mitigation |
|---|---|---|---|
| RI-01 | Task bị trễ do thiếu người | Cao | Bổ sung Buffer time trong Sprint Planning |
| RI-02 | Yêu cầu thay đổi liên tục | Cao | Quản lý Scope, đánh giá lại Sprint |
| RI-03 | Bug ẩn phát hiện muộn | Trung | Tăng thời gian kiểm thử cuối Sprint |
| RI-04 | Giao tiếp giữa các team không顺畅 | Trung | Họp Daily standup, sử dụng Slack/Teams |
12. Checklist trước khi đóng Task
Checklist — Trước khi đánh dấu Done
- Code đã được review (Pull Request approved)
- Đã viết unit test / integration test
- Đã kiểm thử trên môi trường staging
- Documentation đã được cập nhật (nếu cần)
- Acceptance Criteria đạt đủ
- Không còn Bug open liên quan đến Task này
- Task được liên kết đúng với Story/Epic cha
13. Tài liệu tham khảo
| # | Tài liệu | Nguồn |
|---|---|---|
| 1 | JIRA Software Documentation | Atlassian Official |
| 2 | Scrum Guide | Scrum.org |
| 3 | Agile Manifesto & Principles | Agile Alliance |
| 4 | Atlassian Best Practices — Issue Types | Atlassian Community |
| 5 | Definition of Done (DoD) Guidelines | Project Internal |
Đã hoàn thành
Tài liệu này tuân thủ chuẩn Docusaurus MDX với:
- ✅ Frontmatter đầy đủ (
id,title,sidebar_label,description,keywords,tags) - ✅ Heading structure có anchor IDs (
{#id}) - ✅ Admonitions (
:::note,:::tip,:::warning,:::info) - ✅ Mục lục (Table of Contents)
- ✅ Bảng biểu đúng chuẩn
- ✅ Code blocks với syntax highlighting
- ✅ Checklist items
- ✅ Semantic heading hierarchy